Relazione del segretario

RELAZIONE DEL SEGRETARIO

Secondo una consolidata prassi, l'AVIS-Ivrea organizza la propria festa sociale negli anni pari e dedica gli anni dispari al consolidamento dell'operatività e dell'organizzazione interna. Secondo questa prassi la festa sociale si è svolta nel 2010 e la prossima sarà nel 2012.

Un'importante novità nel 2011 c'è stata al Centro Trasfusionale di Ivrea con l'avvicendamento del Primario: il Dottor Mauro Girotto ha lasciato l'incarico di Primario ed è stato sostituito dalla dottoressa Rosa Chianese, la cui lunga esperienza, maturata nelle strutture trasfusionali della Lombardia, e dedizione hanno consentito di minimizzare lo shock di questo improvviso cambiamento.
Permettete quindi di dare il sia pur tardivo benvenuto, anche da questa sede alla dottoressa Chianese ed un virtuale saluto al dottor Girotto.

LINEE D'AZIONE SEGUITE

Approfittando della mancanza della festa sociale, attività impegnativa sia sotto l'aspetto operativo, sia dal punto di vista economico, nel corso del 2011 è stata aumentata la propaganda per reperire nuovi donatori incrementando la presenza sui giornali locali. Nel corso dell'anno abbiamo ripetutamente acquisito spazi promozionali su "Il Risveglio popolare" e sull'edizione Ivrea e Canavese de "La Stampa".

Un sentito ringraziamento a queste testate che ci hanno accordato i loro spazi a condizioni promozionali. A fine estate è stato realizzando uno spot per il cinema, proiettato prima di ogni spettacolo al cinema Politeama. Si tratta di un'iniziativa inedita nel nostro ambito e l'esperienza ora acquisita potrebbe essere messa a frutto per il futuro.

Situazione a fine anno

Venendo ai dati consuntivi, la situazione a fine anno è così riepilogabile:

Riep

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 I saldi evidenziano dunque un lieve compattamento associativo e inducono a qualche valutazione.

  • Per quanto riguarda le donazioni si rileva un calo delle donazioni di sangue intero, abbondantemente compensato dalle donazioni in aferesi.
  • Un segnale di allarme è da rilevare dalle riduzioni dell'incremento negativo (nonostante il rilevante aumento delle riammissioni di ex soci), sia delle domande di adesione in corso. 
  • Dall'incremento delle cancellazioni e riammissioni pare emergere la necessità di migliorare il colloquio tra l'associazione ed i soci, cercando così di ridurre sia il numero delle mancate risposte sia delle riammissioni.

 Adeguamento archivio sociale

AugustoApprofittando delle risorse di tempo ed energie per l'assenza dei numerosi impegni connessi all'organizzazione della Festa Sociale, nel 2011 ci siamo dedicati all'aggiornamento del sistema informativo in uso presso la sede sociale per adeguarci alle nuove richieste degli organismi di livello superiore (sedi provinciale, regionale e nazionale).
Già a fine 2010 la sede regionale ha messo a punto il nuovo "Osservatorio Associativo" chiedendo a tutte le sedi comunali, per il tramite delle rispettive provinciali, una articolata richiesta dati riepilogativi sulla base associativa. Fornire informazioni circa il gruppo sanguigno, l'età e il comune di residenza dei nostri soci non presentava un particolare problema ma altri dati, quali la professione, il livello scolastico e la nazionalità non erano presenti nell'archivio associativa.

E' quindi sorta la necessità di rivedere il sistema informativo utilizzato dalla segreteria e provvedere poi alla raccolta dati. Prima di provvedere a queste attività si è ritenuto opportuno procedere ad un aggiornamento delle dotazioni informatiche della sede sociale provvedendo alla sostituzione di un computer e acquisendo una nuova unità di memorizzazione esterna in grado di garantire maggiore sicurezza nella conservazione dei dati registrati.

Si è quindi passati all'aggiornamento del sistema informativo vero e proprio, ampliando l'archivio sociale per memorizzare le nuove informazioni: livello di istruzione, attività lavorativa e cittadinanza, cioè dati mancanti ma richiesti dal nuovo osservatorio associativo regionale. L'ultimo passo, la raccolta dati, è stato avviato inviando un apposito questionario ai soci, allegato alla lettera circolare col programma delle manifestazioni natalizie. L'occasione è stata pure colta per acquisire ulteriori indirizzi di posta elettronica dei soci che ne sono dotati: l'utilizzo di questo mezzo di comunicazione consente di sveltire il contatto con la base associativa ed al tempo stesso permette di contenere i costi per l'invio delle circolari. Fino ad oggi sono stati ricevuti 756 questionari compilati coi dati richiesti. L'inserimento nel sistema di questa mole di informazioni e l'archiviazione dei questionari ricevuti è un impegno non indifferente aggiuntivo alla normale attività della segreteria. Un particolare ringraziamento ai consiglieri e collaboratori che vi stanno provvedendo ed un sollecito a coloro che non hanno ancora risposto.

Rapporti con l'esterno

GirottoL'attività istituzionale dell'AVIS, la promozione del dono del sangue, impone un costante contatto con le strutture sanitarie dedite alla raccolta, nel nostro caso col Centro Trasfusionale dell'ASL TO 4 presso l'ospedale cittadino.
Storicamente questi contatti sono sempre stati improntati alla massima collaborazione reciproca nonostante l'avvicendamento del personale ospedaliero addetto e dei relativi dirigenti: dapprima il Professor Stelio Gario e poi il dottor Mauro Girotto.

Nel corso del 2011, come già accennato, c'è stato un nuovo avvicendamento ma questo cambiamento non ha mutato il clima di reciproco rispetto e collaborazione nella gestione delle piccole ma costanti innovazioni. A titolo di esempio segnalo la necessità, sorta a fine estate, di escludere temporaneamente dalle donazioni coloro che hanno pernottato in specifiche aree dell'Italia nord-orientale, cioè in un'area molto frequentata per le vacanze estive. Per questa necessità il Centro Trasfusionale ci ha fornito un set di etichette adesive da applicare sulle cartoline di convocazione per fornire un preventivo avviso ai potenziali donatori.

Le molteplici attività promozionali svolte dalla nostra associazione portano a numerosi contatti con le amministrazioni comunali della zona. A titolo di esempio mi limito a citare le gare di monopattino o la fiaccolata: sono attività che richiedono blocchi o limitazioni temporanee del transito su strade pubbliche... In tutti i casi abbiamo sempre ottenuto la massima collaborazione da parte degli amministratori comunali interessati oltre che dai Carabinieri e dalla Polizia di Stato.